Privacyverklaring herinneringsportaal

1. Waarom wij persoonsgegevens verwerken

Het is voor het goed kunnen leveren van onze diensten (via het portaal) nodig dat DELA persoonsgegevens verwerkt. Dit doen wij onder andere om:

• jouw registratie te verwerken;
• onze overeenkomst met jou te kunnen uitvoeren of om aan jouw verzoek te voldoen;
• met jou te communiceren via het portaal, via e-mail of via andere media;
• het gebruik van het portaal te analyseren zodat wij onder meer de functionaliteiten en inrichting van het portaal kunnen verbeteren, kunnen aanpassen aan jouw voorkeuren en om ons te helpen om nieuwe diensten en systemen te ontwikkelen;
• ervoor te zorgen dat het portaal goed is beveiligd tegen misbruik en beveiligingsincidenten;
• te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• onze andere gerechtvaardigde belangen te behartigen, zoals het in beeld brengen van onze doelgroep, het analyseren van interesses en voorkeuren van onze gebruikers, voor zover wettelijk toegestaan.

Door gebruik te maken van het portaal en akkoord te gaan met de gebruiksvoorwaarden is er sprake van een overeenkomst tussen jou en DELA. DELA verwerkt jouw persoonsgegevens om uitvoering te kunnen geven aan deze overeenkomst.

2. Hoe wij persoonsgegevens verwerken en bewaren

DELA verwerkt persoonsgegevens in de volgende situaties en op de volgende manieren:

• Als je DELA verzoekt een herinneringsportaal aan te maken, word je gevraagd bepaalde persoonsgegevens aan DELA te verstrekken. Deze hebben we nodig om het verzoek uit te kunnen voeren. Persoonsgegevens die nodig zijn, zijn uw NAW -en contactgegevens
• Als je een formulier op de website invult of ons een e-mail stuurt, dan verwerken wij jouw gegevens (zoals e-mailadres en naam) voor zover dit nodig is om de e-mail of vraag te behandelen of te beantwoorden.
• Als je persoonlijke informatie deelt via het portaal, wordt die informatie door ons opgeslagen. DELA zal de inhoud van gedeelde content en informatie niet inzien, behoudens uitzonderingssituaties.
• Als je een eigen URL hebt voor het portaal, kunnen wij bepaalde metadata opslaan, zoals gegevens over het gebruik en locaties. Als toestemming nodig is, zullen wij die vragen.
• Als je het portaal gebruikt, kunnen wij jouw IP-adres verwerken ter beveiliging van onze diensten;
• Jouw persoonsgegevens zijn alleen zichtbaar voor mensen die behoren tot jouw eigen groep nadat zij zijn ingelogd. Jouw persoonlijke gegevens zijn nooit zichtbaar voor andere bezoekers van het portaal.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is, gelet op het verlenen van de diensten, het soort persoonsgegevens, en onze gerechtvaardigde belangen die daarmee verband houden.

• DELA heeft geen invloed op de gegevens die jij als gebruiker zelf deelt. Hiervoor ben je als gebruiker zelf verantwoordelijk. Bij plaatsing van bijzondere persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, beschouwt DELA deze gegevens als persoonsgegevens die kennelijk door betrokkene openbaar zijn gemaakt zoals bedoeld in artikel 9 lid 2 sub e Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Als gebruiker ben jij bovendien verplicht om zorgvuldig met je inloggegevens om te gaan, zodat onbevoegde personen geen toegang krijgen tot groepen en privacygevoelige informatie. DELA zal ervoor zorgen dat het portaal en de inhoud daarvan voldoen aan de beveiligingseisen.

3. Beveiliging

DELA treft passende maatregelen om persoonsgegevens, en overigens ook alle andere data die we voor jou opslaan, te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Dat betekent o.a. dat wij onze IT-systemen goed beveiligen en dat wij intern beleid hebben voor het correct omgaan met persoonsgegevens. Alleen personen die daar vanwege hun functie een belang bij hebben kunnen toegang krijgen tot persoonsgegevens.

4. Derden

Wij kunnen derde partijen gebruiken om onze dienstverlening te ondersteunen. Denk daarbij aan:

• hosting providers;
• partijen die diensten aanbieden die wij gebruiken om onze eigen diensten te analyseren, zoals Google Analytics; en
• andere dienstverleners die persoonsgegevens verwerken, zoals partijen die ons helpen met het versturen van e-mails.

Dergelijke partijen zullen onder de verantwoordelijkheid van DELA handelen als verwerkers van DELA en zijn om die reden verplicht om geheimhouding omtrent jouw persoonsgegevens in acht te nemen.

Wij verstrekken in principe geen persoonsgegevens aan derden die geen verwerker zijn, tenzij wij:

• hiertoe verplicht zijn op basis van de wet of op last van de rechter, daaronder begrepen een handhavende autoriteit, of
• dit mogen met het oog op het behartigen van ons gerechtvaardigd belang, zoals bijvoorbeeld marketing, het delen van persoonsgegevens met gelieerde ondernemingen, het besturen van ons bedrijf, het opsporen of tegengaan van (mogelijke) strafbare feiten of het verdedigen van onze rechten en behartigen van onze overige belangen, e.e.a. slechts voor zover de wet dit toestaat.

5. Berichtgeving

Als we een portaal voor je hebben aangemaakt, sturen we je berichten om onze service bij het gebruik van het portaal uit te kunnen voeren, bijvoorbeeld een bevestigingsmail als het portaal is aangemaakt. Deze meldingen kan je niet uitschakelen.

Ook kunnen we berichten sturen om je bekend te maken met aanverwante producten (zoals de mogelijkheid een album te laten maken). Ook kunnen we berichten sturen om je te vragen ons te helpen onze service te verbeteren. Je kunt te allen tijde aangeven deze e-mail-notificaties niet meer te willen ontvangen.

Tot slot kunnen wij per e-mail contact met jouw opnemen over de gebruiksvoorwaarden die van toepassing zijn op het portaal. Zo sturen wij een e-mail ter verificatie van jouw e-mailadres en kunnen wij e-mails sturen over belangrijke ontwikkelingen, zoals een wijziging van de gebruiksvoorwaarden of indien er aanpassingen of werkzaamheden aan de website zullen plaatsvinden. Deze meldingen kun je niet uitschakelen.

6. Cookies

DELA kan bij het portaal gebruik maken van cookies. Voor meer informatie over het gebruik van cookies en voor het instellen van jouw toestemmingen voor het toepassen daarvan verwijzen wij je naar ons cookiebeleid.

7. Jouw rechten

Je kunt contact opnemen met ons voor:

• meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken;
• vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;
• inzage in en rectificatie, wissing, beperking of overdracht van de persoonsgegevens die wij met betrekking tot het persoonlijke account verwerken.
• bezwaar tegen het gebruik van persoonsgegevens door ons, voor zover de wet je dit recht geeft.

Je kunt je persoonsgegevens ook online inzien, door in te loggen op je account. Je kunt daar ook wijzigingen aanbrengen in jouw gegevens.

Als daarvoor een gegronde reden bestaat, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken.

8. Wijziging van deze privacyverklaring

Het kan voorkomen dat het in deze privacyverklaring opgenomen beleid wijzigt. Wij raden je daarom aan om onze privacyverklaring regelmatig te bekijken. Waar mogelijk zullen wij jou informeren over wijzigingen.

9. Contact

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring, neem dan contact op functionarisgegevensbescherming@dela.org